KVKK
AN-EL SCHLÜSSEL UND ELEKTROHAUSGERÄTE INDUSTRIE AG
DATENSCHUTZERKLÄRUNG
Dokumentinformationen
Dokumentname: Datenschutzerklärung
Zweck des Dokuments: Der Zweck der Datenschutzerklärung besteht darin, die Planung der Prozesse zum Schutz personenbezogener Daten durch AN-EL sowie die Festlegung der diesbezüglich anzuwendenden Grundsätze zu gewährleisten.
Veröffentlichungsdatum: 01.01.2020
Versionsnummer: 1
Referenz / Begründung: Gesetz Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten und sonstige Rechtsvorschriften
Genehmigungsinstanz: AN-EL-Vorstand
1. ZWECK
Das Recht jedes Einzelnen auf den Schutz seiner personenbezogenen Daten ist ein aus der Verfassung abgeleitetes Grundrecht.
Wir bei AN-EL betrachten die Erfüllung der Anforderungen dieses Rechts als eine unserer wichtigsten Aufgaben.
Aus diesem Grund legen wir großen Wert auf die rechtmäßige Verarbeitung und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten.
Die Datenschutzrichtlinie wurde als Ergebnis der Bedeutung, die wir dem Schutz personenbezogener Daten beimessen, erstellt, um die Grundsätze und Verfahren festzulegen, auf die wir uns bei der Verarbeitung und dem Schutz personenbezogener Daten stützen.
2. GELTUNGSBEREICH
Die Richtlinie gilt für alle von AN-EL verwalteten personenbezogenen Daten, die ganz oder teilweise automatisiert oder auf nicht automatisierte Weise erhoben, erfasst,
Datenerfassungssystems erfolgt, wie die Erhebung, Erfassung,
Speicherung, Aufbewahrung, Änderung, Umgestaltung, Offenlegung, Übermittlung,
Übernahme, Bereitstellung, Klassifizierung oder Sperrung von Daten
.
Die Richtlinie bezieht sich auf alle personenbezogenen Daten, die von AN-EL in Bezug auf seine Gesellschafter, Bevollmächtigten, Kunden, Mitarbeiter, Bevollmächtigte von Lieferanten und deren Mitarbeiter sowie Dritte verarbeitet werden.
AN-EL kann die Richtlinie zum Zweck der Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der Entscheidungen der Datenschutzbehörde sowie zum besseren Schutz personenbezogener Daten ändern.
3. BEGRIFFSBESTIMMUNGEN
Abkürzung Definition
Empfängergruppe
Kategorie natürlicher oder juristischer Personen, an die der Verantwortliche personenbezogene Daten übermittelt.
Ausdrückliche Einwilligung Eine auf Aufklärung beruhende und aus freiem Willen erteilte Einwilligung in Bezug auf einen bestimmten Sachverhalt.
AN-EL AN-EL Schlüssel und Elektrohausgeräte Industrie AG
Anonymisierung
Der Vorgang, bei dem personenbezogene Daten so verändert werden, dass sie in keiner Weise – auch nicht durch Abgleich mit anderen Daten – mit einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person in Verbindung gebracht werden können.
Betroffene Person Natürliche Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Betroffener Nutzer
Personen oder Stellen innerhalb der Organisation des Verantwortlichen, die – mit Ausnahme derjenigen, die für die technische Speicherung, den Schutz und die Sicherung der Daten verantwortlich sind –
innerhalb der Organisation des Verantwortlichen oder gemäß der vom Verantwortlichen erteilten Befugnis und Anweisung
personenbezogene Daten verarbeitet.
Vernichtung Das Löschen, Vernichten oder Anonymisieren personenbezogener Daten.
Gesetz/KVKK Das Gesetz Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten.
Speichermedium
Jedes Medium, auf dem personenbezogene Daten gespeichert sind, die ganz oder teilweise automatisiert oder – sofern sie Teil eines Datenerfassungssystems sind – auf nicht automatisierte Weise verarbeitet werden.
Personenbezogene Daten: Alle Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen.
Dateninventar
Die von den für die Datenverarbeitung Verantwortlichen im Rahmen ihrer Geschäftsprozesse durchgeführten
Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten; die Verarbeitungszwecke und rechtlichen
Grundlage, die Datenkategorie, die Gruppe der Empfänger, an die die Daten übermittelt werden, sowie die Gruppe der betroffenen Personen;
in dem sie die für die Zwecke der Verarbeitung der personenbezogenen Daten
erforderliche maximale Aufbewahrungsfrist, die
sowie die getroffenen Maßnahmen zur Datensicherheit darlegt; dieses Inventar wird detailliert aufgeschlüsselt.
Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Verarbeitung personenbezogener Daten, die ganz oder teilweise automatisiert erfolgt oder – sofern sie Teil eines beliebigen Daten
Aufzeichnungssystems erfolgt, die auf nicht automatisierte Weise erhoben,
erfasst, gespeichert, aufbewahrt, geändert,
umgestaltet, offengelegt, übermittelt, übernommen, zugänglich
, klassifiziert oder deren Nutzung verhindert wird – sowie jede andere Art von Verarbeitung, die an den Daten vorgenommen wird.
Kommission
Die von AN-EL zur Verwaltung der Richtlinie und der damit verbundenen Verfahren sowie zur Gewährleistung der Einhaltung der Richtlinie eingerichtete Kommission für den Schutz personenbezogener Daten.
Rat: Rat für den Schutz personenbezogener Daten.
Behörde: Behörde für den Schutz personenbezogener Daten.
Besonders sensible personenbezogene Daten:
Daten über die Rasse, die ethnische Herkunft, die politische Meinung, die philosophische Weltanschauung, die Religion, die Konfession oder
sonstige Weltanschauungen, Kleidung und Aufmachung, Mitgliedschaft in Vereinen, Stiftungen oder Gewerkschaften, Gesundheit,
Sexualleben, strafrechtliche Verurteilungen und sicherheitsrechtliche Maßnahmen sowie
biometrische und genetische Daten.
Regelmäßige Löschung
Der Vorgang der Löschung, Vernichtung oder Anonymisierung, der in der Richtlinie zur Speicherung und Vernichtung personenbezogener Daten festgelegt ist und in regelmäßigen Abständen von Amts wegen durchgeführt wird, sobald alle im Gesetz festgelegten Bedingungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten nicht mehr gegeben sind.
Richtlinie: Richtlinie zum Schutz personenbezogener Daten
Auftragsverarbeiter: Eine natürliche oder juristische Person, die auf der Grundlage einer vom Verantwortlichen erteilten Befugnis im Namen des Verantwortlichen personenbezogene
Daten verarbeitet.
Verantwortlicher:
Die natürliche oder juristische Person, die die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten festlegt und für die Einrichtung und Verwaltung des Datenspeichersystems
System für die Erfassung von Daten festlegt und für dessen Einrichtung und Verwaltung verantwortlich ist.
4. ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE
AN-EL überprüft in der Vorbereitungsphase jedes neuen Arbeitsablaufs, der die Verarbeitung personenbezogener Daten erfordert, ob die zu verarbeitenden Daten den folgenden
Grundsätzen entsprechen. Arbeitsabläufe, die als nicht konform befunden werden, werden nicht umgesetzt.
Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten hält sich AN-EL an folgende Grundsätze:
(I) Es befolgt die gesetzlichen Vorschriften und die Grundsätze der Redlichkeit.
(II) Es stellt sicher, dass die personenbezogenen Daten korrekt und, soweit erforderlich, auf dem neuesten Stand sind.
(III) achtet darauf, dass der Verarbeitungszweck bestimmt, klar und rechtmäßig ist.
(IV) überprüft, ob die verarbeiteten Daten mit dem Verarbeitungszweck in Zusammenhang stehen, nur in dem Umfang verarbeitet werden, wie es erforderlich ist, und verhältnismäßig sind.
(V) bewahrt die Daten nur so lange auf, wie dies in den einschlägigen Rechtsvorschriften vorgesehen oder für den Verarbeitungszweck erforderlich ist, und löscht sie,
sobald der Verarbeitungszweck wegfällt.
5. AUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN
Zur Verwaltung dieser Richtlinie zur Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb von AN-EL sowie der damit verbundenen Verfahren und
die Durchsetzung dieser Richtlinie sicherzustellen, wurde ein Ausschuss für den Schutz personenbezogener Daten eingerichtet.
Der Ausschuss setzt sich aus dem Generaldirektor, dem Leiter der Personalabteilung, dem Leiter der Verwaltungs- und Finanzabteilung sowie dem Leiter der Qualitätssicherung zusammen.
Darüber hinaus nimmt AN-EL bei Bedarf die Unterstützung eines KVKK-Beraters in Anspruch, um die Einhaltung des Gesetzes Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Die Kommission kann, falls sie dies für erforderlich hält, den KVKK-Berater zu ihren Sitzungen einladen.
Die Aufgaben und Zuständigkeiten der Kommission sind im Folgenden aufgeführt.
(I) Sie tagt in der Regel alle sechs Monate. Sofern die Umstände es erfordern, können außerordentliche Sitzungen einberufen werden (beispielsweise im Falle einer möglichen
Datenpanne).
(II) Sie erörtert Punkte, die in der Richtlinie geändert oder weiterentwickelt werden müssen.
(III) Sie ermittelt Maßnahmen, die zur rechtmäßigen Verarbeitung und zum Schutz personenbezogener Daten ergriffen werden können.
(IV) Der Ausschuss legt Maßnahmen fest, die ergriffen werden können, um das Bewusstsein für das Datenschutzgesetz (KVKK) innerhalb des Unternehmens und bei den Geschäftspartnern zu stärken.
(V) Er ermittelt mögliche Risiken im Zusammenhang mit der Verarbeitung und dem Schutz personenbezogener Daten und ergreift die erforderlichen administrativen und
technischen Maßnahmen.
(VI) Sie stellt den Kontakt zur Behörde her und verwaltet die Beziehungen.
(VII) Sie prüft Anfragen der betroffenen Person.
(VIII) Überwacht die regelmäßigen Löschprozesse.
(IX) Aktualisiert das Datenverzeichnis.
(X) Erteilt Aufträge in Bezug auf die oben genannten Punkte.
6. Maßnahmen zur Datensicherheit
AN-EL ergreift (i) alle erforderlichen technischen und administrativen Maßnahmen, um (ii) die unrechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten zu verhindern, (iii) den unrechtmäßigen Zugriff auf personenbezogene Daten zu verhindern und (iv) die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten.
.
6.1. Technische Maßnahmen
(I) Die Netzwerksicherheit und die Anwendungssicherheit werden gewährleistet.
(II) Es werden Sicherheitsmaßnahmen im Rahmen der Beschaffung, Entwicklung und Wartung von IT-Systemen getroffen.
(III) Zugriffsprotokolle werden regelmäßig geführt.
(IV) Es werden aktuelle Antivirenprogramme eingesetzt.
(V) Es werden Firewalls eingesetzt.
(VI) Es werden die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen hinsichtlich des Zugangs zu und des Verlassens von physischen Speicherorten mit personenbezogenen Daten getroffen.
(VII) Die Sicherheit der physischen Umgebungen, die personenbezogene Daten enthalten, vor externen Risiken (Brand, Überschwemmung usw.) wird gewährleistet.
(VIII) Die Sicherheit der Umgebungen, die personenbezogene Daten enthalten, wird gewährleistet.
(IX) Personenbezogene Daten werden gesichert, und die Sicherheit der gesicherten personenbezogenen Daten wird ebenfalls gewährleistet.
(X) Es wird ein System zur Verwaltung von Benutzerkonten und zur Zugriffskontrolle eingesetzt, dessen Einhaltung überwacht wird.
(XI) Protokolle werden so geführt, dass kein Eingriff durch Benutzer möglich ist.
(XII) Es werden Systeme zur Erkennung und Abwehr von Angriffen eingesetzt.
(XIII) Es wird eine Verschlüsselung durchgeführt.
6.2. Administrative Maßnahmen
(I) Es bestehen Disziplinarvorschriften für Mitarbeiter, die Bestimmungen zur Datensicherheit enthalten.
(II) In regelmäßigen Abständen werden Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen für Mitarbeiter zum Thema Datensicherheit durchgeführt.
(III) Es wurden Unternehmensrichtlinien zu den Themen Zugriff, Informationssicherheit, Nutzung, Aufbewahrung und Vernichtung erstellt und
in die Praxis umgesetzt.
(IV) Bei Bedarf werden Maßnahmen zur Datenmaskierung angewendet.
(V) Es werden Vertraulichkeitserklärungen abgegeben.
(VI) Für die Mitarbeiter wurde eine Berechtigungsmatrix erstellt.
(VII) Die Berechtigungen von Mitarbeitern, die den Aufgabenbereich wechseln oder das Unternehmen verlassen, werden in diesem Bereich entzogen.
(VIII) Die unterzeichneten Verträge enthalten Bestimmungen zur Datensicherheit.
(IX) Es wurden Richtlinien und Verfahren zur Sicherheit personenbezogener Daten festgelegt.
(X) Probleme im Zusammenhang mit der Sicherheit personenbezogener Daten werden umgehend gemeldet.
(XI) Die Sicherheit personenbezogener Daten wird überwacht.
(XII) Personenbezogene Daten werden so weit wie möglich reduziert.
(XIII) Es werden interne regelmäßige und/oder stichprobenartige Kontrollen durchgeführt und veranlasst.
(XIV) Bestehende Risiken und Bedrohungen wurden ermittelt.
(XV) Protokolle und Verfahren zum Schutz besonders sensibler personenbezogener Daten wurden festgelegt und werden angewendet.
(XVI) Sollen personenbezogene Daten besonderer Art per E-Mail versendet werden, erfolgt dies zwingend verschlüsselt und unter Verwendung von KEP oder einem Unternehmens-E-Mail-Konto.
(XVII) Es wird sichergestellt, dass die Daten verarbeitenden Dienstleister für das Thema Datensicherheit sensibilisiert sind.
7. Rechte der betroffenen Person in Bezug auf personenbezogene Daten
Die betroffene Person kann sich an AN-EL wenden und Anträge zu den folgenden Punkten stellen:
(I) Auskunft darüber, ob ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden,
(II) Informationen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten anzufordern, falls diese verarbeitet wurden,
(III) den Zweck der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu erfahren und zu erfahren, ob diese zweckgemäß verwendet werden,
(IV) zu erfahren, an welche Dritten im In- oder Ausland seine personenbezogenen Daten übermittelt wurden,
(V) im Falle einer unvollständigen oder fehlerhaften Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten deren Berichtigung zu verlangen und
in diesem Zusammenhang durchgeführte Maßnahme den Dritten, an die die personenbezogenen Daten übermittelt wurden, mitzuteilen,
(VI) das Recht, die Löschung, Vernichtung oder Anonymisierung seiner personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn die Gründe für deren Verarbeitung weggefallen sind, obwohl die Verarbeitung im Einklang mit dem Datenschutzgesetz (KVKK) und den Bestimmungen anderer einschlägiger Gesetze erfolgte,
sowie das Recht, zu verlangen, dass die in diesem Zusammenhang getroffene Maßnahme den Dritten, an die die personenbezogenen Daten übermittelt wurden,
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sowie die Mitteilung der in diesem Zusammenhang getroffenen Maßnahme an die Dritten, an die die personenbezogenen Daten übermittelt wurden,
zu verlangen;
(VII) Einwände gegen ein Ergebnis zu erheben, das durch die ausschließlich automatisierte Analyse der verarbeiteten Daten zu seinem Nachteil
Ergebnis zuwiderzuhandeln,
(VIII) im Falle eines Schadens aufgrund der rechtswidrigen Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten die Behebung des Schadens zu verlangen.
8. MELDUNGEN VON VERSTÖSSEN
AN-EL-Mitarbeiter melden der Kommission alle Vorgänge, Handlungen oder Sachverhalte, bei denen sie einen Verstoß gegen die Bestimmungen des KVKK und/oder dieser Richtlinie vermuten.
Die Kommission tritt nach Erhalt einer solchen Meldung zusammen, sofern sie dies für erforderlich hält, und erstellt einen Aktionsplan bezüglich des Verstoßes.
Wenn der Verstoß durch die unrechtmäßige Erlangung personenbezogener Daten durch Dritte begangen wurde, muss die Kommission im Rahmen des Beschlusses Nr. 2019/10 des Ausschusses vom 24.01.2019 diesen Sachverhalt innerhalb von 72 Stunden den betroffenen Personen und dem Ausschuss melden.
9. ÄNDERUNGEN
Änderungen an der Richtlinie werden von der Kommission ausgearbeitet und dem AN-EL-Vorstand zur Genehmigung vorelegt.
Die aktualisierte Richtlinie kann den Mitarbeitern per E-Mail zugesandt oder auf der Website veröffentlicht werden.
10. INKRAFTTRETEN
Diese Fassung der Richtlinie wurde am 01.01.2020 vom Vorstand genehmigt und ist damit in Kraft getreten.
Relevante Dokumente:
Datenschutzrichtlinie
Datenschutzerklärung zu den im Kontaktformular verarbeiteten personenbezogenen Daten
Datenschutzerklärung für die Website
Datenschutzerklärung für Bewerber
Allgemeine Unternehmensdatenschutzerklärung zum Schutz personenbezogener Daten
Datenschutzerklärung zu Videoüberwachungssystemen