Datenschutzerklärung
AN-EL SCHLÜSSEL UND ELEKTROHAUSHALTSGERÄTE INDUSTRIE AG
DATENSCHUTZERKLÄRUNG
Dokumentinformationen
Dokumenttitel: Datenschutzerklärung
Zweck des Dokuments: Der Zweck der Datenschutzerklärung besteht darin, die Prozesse zum Schutz personenbezogener Daten bei AN-EL zu planen und die diesbezüglich anzuwendenden Grundsätze festzulegen.
Veröffentlichungsdatum: 01.01.2020
Versionsnummer: 1
Referenz / Begründung: Gesetz Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten und sonstige Rechtsvorschriften
Genehmigungsinstanz: AN-EL-Vorstand
1. ZWECK
Das Recht jedes Einzelnen auf den Schutz seiner personenbezogenen Daten ist ein aus der Verfassung abgeleitetes unveräußerliches Recht.
Wir bei AN-EL betrachten die Erfüllung der Anforderungen dieses Rechts als eine unserer wichtigsten Aufgaben.
Aus diesem Grund legen wir großen Wert auf die rechtmäßige Verarbeitung und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten.
Die Datenschutzerklärung wurde als Ergebnis der Bedeutung, die wir dem Schutz personenbezogener Daten beimessen, erstellt,
um die Grundsätze festzulegen, auf die wir uns bei der Verarbeitung und dem Schutz personenbezogener Daten stützen, sowie die von uns angewandten Verfahren zu definieren.
2. GELTUNGSBEREICH
Die Richtlinie gilt für alle von AN-EL verwalteten personenbezogenen Daten, die ganz oder teilweise automatisiert oder
Datenerfassungssystems erfolgt, wie die Erhebung, Erfassung,
Speicherung, Aufbewahrung, Änderung, Umgestaltung, Offenlegung, Übermittlung,
Übernahme, Bereitstellung, Klassifizierung oder Sperrung von Daten
.
Die Richtlinie bezieht sich auf alle personenbezogenen Daten, die von AN-EL in Bezug auf seine Gesellschafter, Bevollmächtigten, Kunden, Mitarbeiter, Bevollmächtigte und Mitarbeiter von Lieferanten sowie Dritten verarbeitet werden.
AN-EL kann die Richtlinie zum Zweck der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und der Entscheidungen der Datenschutzbehörde sowie zum besseren Schutz personenbezogener Daten ändern.
3. BEGRIFFSBESTIMMUNGEN
Abkürzung Definition
Empfängergruppe
Kategorie natürlicher oder juristischer Personen, an die der für die Verarbeitung Verantwortliche personenbezogene Daten übermittelt.
Ausdrückliche Einwilligung Eine auf Aufklärung beruhende und aus freiem Willen erteilte Einwilligung in Bezug auf einen bestimmten Sachverhalt.
AN-EL AN-EL Schlüssel und Elektrohaushaltsgeräte Industrie AG
Anonymisierung
Der Vorgang, bei dem personenbezogene Daten so verändert werden, dass sie – auch durch Abgleich mit anderen Daten – in keiner Weise mehr mit einer identifizierten
oder identifizierbaren natürlichen Person in Verbindung gebracht werden können.
Betroffene Person Natürliche Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Betroffener Nutzer
Person oder Stelle innerhalb der Organisation des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen, die – mit Ausnahme der für die technische Speicherung, den Schutz und die Sicherung der Daten verantwortlichen Person oder Stelle –
innerhalb der Organisation des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen oder gemäß den vom für die Datenverarbeitung Verantwortlichen erteilten Befugnissen und Anweisungen
personenbezogene Daten verarbeitet.
Vernichtung Das Löschen, Vernichten oder Anonymisieren personenbezogener Daten.
Gesetz/KVKK Das Gesetz Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten.
Speichermedium
Jedes Medium, auf dem personenbezogene Daten gespeichert sind, die ganz oder teilweise automatisiert oder, sofern sie Teil eines Datenaufzeichnungssystems sind,
auf nicht automatisierte Weise verarbeitet werden.
Identität personenbezogener Daten: Jede Information, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person bezieht.
Datenverzeichnis
Die von den für die Datenverarbeitung Verantwortlichen im Rahmen ihrer Geschäftsprozesse durchgeführten
Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten; die Verarbeitungszwecke und rechtlichen
Grundlage, die Datenkategorie, die Gruppe der Empfänger, an die die Daten übermittelt werden, sowie die Gruppe der betroffenen Personen; sowie die für die Zwecke der Verarbeitung der personenbezogenen Daten erforderliche maximale Aufbewahrungsfrist, die
sowie die getroffenen Maßnahmen zur Datensicherheit erläutert und damit detailliert dargelegt wird.
Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Verarbeitung personenbezogener Daten, die ganz oder teilweise automatisiert erfolgt oder, sofern sie Teil eines beliebigen Daten
Aufzeichnungssystems erfolgt, die Erhebung, Erfassung, Speicherung, Aufbewahrung, Änderung,
Umgestaltung, Offenlegung, Übermittlung, Übernahme, Bereitstellung
, klassifiziert oder deren Nutzung verhindert wird; dies umfasst jegliche Art von Verarbeitung, die an den Daten vorgenommen wird.
Die Kommission
Die von AN-EL zur Verwaltung der Richtlinie und der damit verbundenen Verfahren sowie zur Gewährleistung der Einhaltung der Richtlinie eingerichtete Kommission für den Schutz personenbezogener Daten.
Rat Rat für den Schutz personenbezogener Daten.
Behörde Behörde für den Schutz personenbezogener Daten
Besonders sensible personenbezogene Daten
Daten über die Rasse, die ethnische Herkunft, die politische Meinung, die philosophische Weltanschauung, die Religion, die Konfession oder
sonstige Weltanschauungen, Kleidung und Aufmachung, Mitgliedschaft in Vereinen, Stiftungen oder Gewerkschaften, Gesundheit,
Sexualleben, strafrechtliche Verurteilungen und sicherheitsrelevante Maßnahmen sowie
biometrische und genetische Daten.
Regelmäßige Vernichtung
Der Vorgang der Löschung, Vernichtung oder Anonymisierung, der in der Richtlinie zur Aufbewahrung und Vernichtung personenbezogener Daten festgelegt ist und in regelmäßigen Abständen von Amts wegen durchgeführt wird, sobald alle im Gesetz festgelegten Bedingungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten nicht mehr gegeben sind.
Richtlinie: Richtlinie zum Schutz personenbezogener Daten
Auftragsverarbeiter: Eine natürliche oder juristische Person, die auf der Grundlage einer vom Verantwortlichen erteilten Befugnis im Namen des Verantwortlichen personenbezogene Daten verarbeitet.
Verantwortlicher:
Die natürliche oder juristische Person, die die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten festlegt und für die Einrichtung und Verwaltung des Datenerfassungssystems
System für die Erfassung von Daten festlegt und für dessen Einrichtung und Verwaltung verantwortlich ist.
4. ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE
AN-EL überprüft in der Vorbereitungsphase jedes neuen Arbeitsablaufs, der die Verarbeitung personenbezogener Daten erfordert, ob die zu verarbeitenden Daten den folgenden
Grundsätzen entsprechen. Arbeitsabläufe, die als nicht konform befunden werden, werden nicht umgesetzt.
Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten beachtet AN-EL:
(I) Die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der Grundsätze der Redlichkeit.
(II) Die Gewährleistung, dass personenbezogene Daten korrekt und, soweit erforderlich, auf dem neuesten Stand sind.
(III) achtet darauf, dass der Verarbeitungszweck bestimmt, eindeutig und rechtmäßig ist.
(IV) überprüft, ob die verarbeiteten Daten mit dem Verarbeitungszweck in Zusammenhang stehen, nur in dem Umfang verarbeitet werden, wie dies erforderlich ist, und ob die Verarbeitung verhältnismäßig ist.
(V) bewahrt die Daten nur so lange auf, wie dies in den einschlägigen Rechtsvorschriften vorgesehen oder für den Verarbeitungszweck erforderlich ist, und löscht sie, wenn der Verarbeitungszweck wegfällt.
5. AUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN
Zur Verwaltung dieser Richtlinie zur Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb von AN-EL sowie der damit verbundenen Verfahren und
die Durchsetzung dieser Richtlinie sicherzustellen, wurde ein Ausschuss für den Schutz personenbezogener Daten eingerichtet.
Der Ausschuss setzt sich aus dem Geschäftsführer, dem Personalverantwortlichen, dem Leiter der Verwaltungs- und Finanzabteilung sowie dem Leiter der Qualitätssicherung zusammen.
Darüber hinaus nimmt AN-EL bei Bedarf die Unterstützung eines KVKK-Beraters in Anspruch, um die Einhaltung des Gesetzes Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Die Kommission kann, falls sie es für erforderlich hält, den KVKK-Berater zu ihren Sitzungen einladen.
Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Kommission sind im Folgenden aufgeführt.
(I) Sie tritt in der Regel alle sechs Monate zusammen. Sofern die Umstände es erfordern, können außerordentliche Sitzungen einberufen werden (beispielsweise im Falle einer möglichen
Datenpanne).
(II) Sie erörtert Punkte, die in der Richtlinie geändert oder weiterentwickelt werden müssen.
(III) Sie ermittelt Maßnahmen, die zur rechtmäßigen Verarbeitung und zum Schutz personenbezogener Daten ergriffen werden können.
(IV) Die Kommission legt Maßnahmen fest, die ergriffen werden können, um das Bewusstsein für das Datenschutzgesetz (KVKK) innerhalb des Unternehmens und bei Geschäftspartnern zu stärken.
(V) Sie ermittelt Risiken, die bei der Verarbeitung und dem Schutz personenbezogener Daten auftreten können, und ergreift die erforderlichen administrativen und
technischen Maßnahmen.
(VI) Sie stellt den Kontakt zur Behörde her und verwaltet die Beziehungen.
(VII) Sie prüft Anfragen der betroffenen Person.
(VIII) Überwacht die regelmäßigen Löschprozesse.
(IX) Aktualisiert das Datenverzeichnis.
(X) Erteilt Aufträge in Bezug auf die oben genannten Punkte.
6. Maßnahmen zur Datensicherheit
AN-EL ergreift (i) alle erforderlichen technischen und administrativen Maßnahmen, um die rechtswidrige Verarbeitung personenbezogener Daten zu verhindern, (ii) den rechtswidrigen Zugriff auf personenbezogene Daten zu verhindern, (iii) ein angemessenes Sicherheitsniveau zur Gewährleistung der Sicherheit personenbezogener Daten sicherzustellen.
.
6.1. Technische Maßnahmen
(I) Die Netzwerksicherheit und die Anwendungssicherheit werden gewährleistet.
(II) Es werden Sicherheitsmaßnahmen im Rahmen der Beschaffung, Entwicklung und Wartung von IT-Systemen getroffen.
(III) Zugriffsprotokolle werden regelmäßig geführt.
(IV) Es werden aktuelle Antivirenprogramme eingesetzt.
(V) Es werden Firewalls eingesetzt.
(VI) Es werden die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen hinsichtlich des Zugangs zu und des Verlassens von physischen Speicherorten, die personenbezogene Daten enthalten, getroffen.
(VII) Die Sicherheit der physischen Umgebungen, die personenbezogene Daten enthalten, vor externen Risiken (Brand, Überschwemmung usw.) wird gewährleistet.
(VIII) Die Sicherheit der Umgebungen, die personenbezogene Daten enthalten, wird gewährleistet.
(IX) Personenbezogene Daten werden gesichert, und die Sicherheit der gesicherten personenbezogenen Daten wird ebenfalls gewährleistet.
(X) Es wird ein System zur Verwaltung von Benutzerkonten und zur Zugriffskontrolle eingesetzt, dessen Einhaltung überwacht wird.
(XI) Protokolle werden so geführt, dass kein Eingriff durch Benutzer möglich ist.
(XII) Es werden Systeme zur Erkennung und Abwehr von Angriffen eingesetzt.
(XIII) Es wird eine Verschlüsselung durchgeführt.
6.2. Administrative Maßnahmen
(I) Es bestehen Disziplinarvorschriften für Mitarbeiter, die Bestimmungen zur Datensicherheit enthalten.
(II) In regelmäßigen Abständen werden für Mitarbeiter Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen zum Thema Datensicherheit durchgeführt.
(III) Es wurden Unternehmensrichtlinien zu den Themen Zugriff, Informationssicherheit, Nutzung, Aufbewahrung und Vernichtung erstellt und
in die Praxis umgesetzt.
(IV) Bei Bedarf werden Maßnahmen zur Datenmaskierung angewendet.
(V) Es werden Vertraulichkeitserklärungen abgegeben.
(VI) Für die Mitarbeiter wurde eine Berechtigungsmatrix erstellt.
(VII) Die Berechtigungen von Mitarbeitern, die eine neue Position übernehmen oder das Unternehmen verlassen, werden in diesem Bereich entzogen.
(VIII) Die unterzeichneten Verträge enthalten Bestimmungen zur Datensicherheit.
(IX) Es wurden Richtlinien und Verfahren zur Sicherheit personenbezogener Daten festgelegt.
(X) Probleme im Zusammenhang mit der Sicherheit personenbezogener Daten werden umgehend gemeldet.
(XI) Die Sicherheit personenbezogener Daten wird überwacht.
(XII) Personenbezogene Daten werden so weit wie möglich reduziert.
(XIII) Es werden interne regelmäßige und/oder stichprobenartige Kontrollen durchgeführt und veranlasst.
(XIV) Bestehende Risiken und Bedrohungen wurden ermittelt.
(XV) Protokolle und Verfahren zum Schutz besonders schützenswerter personenbezogener Daten wurden festgelegt und werden angewendet.
(XVI) Sollen personenbezogene Daten besonderer Art per E-Mail versendet werden, erfolgt dies zwingend verschlüsselt und unter Verwendung von KEP oder einem Unternehmens-E-Mail-Konto.
(XVII) Bei den Daten verarbeitenden Dienstleistern wird das Bewusstsein für Datensicherheit geschärft.
7. Rechte der betroffenen Person in Bezug auf personenbezogene Daten
Die betroffene Person kann sich an AN-EL wenden und Anträge zu den folgenden Punkten stellen:
(I) Auskunft darüber, ob ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden,
(II) Informationen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten anzufordern, falls diese verarbeitet wurden,
(III) den Zweck der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu erfahren und zu erfahren, ob diese zweckgemäß verwendet werden,
(IV) zu erfahren, an welche Dritten im In- oder Ausland seine personenbezogenen Daten übermittelt wurden,
(V) im Falle einer unvollständigen oder fehlerhaften Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten deren Berichtigung zu verlangen und zu verlangen, dass
in diesem Zusammenhang durchgeführte Maßnahme den Dritten, an die die personenbezogenen Daten übermittelt wurden, mitzuteilen,
(VI) das Recht, die Löschung, Vernichtung oder Anonymisierung seiner personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn die Gründe für die Verarbeitung wegfallen, auch wenn die Verarbeitung im Einklang mit dem Datenschutzgesetz (KVKK) und anderen einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen erfolgte,
sowie das Recht, zu verlangen, dass die in diesem Zusammenhang getroffene Maßnahme den Dritten, an die die personenbezogenen Daten übermittelt wurden,
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sowie die Unterrichtung der Dritten, an die die personenbezogenen Daten übermittelt wurden, über die in diesem Zusammenhang getroffene Maßnahme;
(VII) das Recht, gegen ein Ergebnis, das durch die ausschließlich automatisierte Analyse der verarbeiteten Daten zu seinem Nachteil
Ergebnis zuwiderzuhandeln,
(VIII) im Falle eines Schadens aufgrund der rechtswidrigen Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten die Behebung des Schadens zu verlangen.
8. MELDUNGEN VON VERSTÖSSEN
AN-EL-Mitarbeiter melden der Kommission alle Vorgänge, Handlungen oder Sachverhalte, bei denen sie einen Verstoß gegen die Bestimmungen des KVKK und/oder der Richtlinie vermuten.
Die Kommission tritt nach Erhalt einer solchen Meldung zusammen, sofern sie dies für erforderlich hält, und erstellt einen Aktionsplan bezüglich des Verstoßes.
Wenn der Verstoß durch die unrechtmäßige Erlangung personenbezogener Daten durch Dritte zustande gekommen ist, muss die Kommission im Rahmen des Beschlusses Nr. 2019/10 des Ausschusses vom 24.01.2019 diesen Sachverhalt innerhalb von 72 Stunden den betroffenen Personen und dem Ausschuss melden.
9. ÄNDERUNGEN
Änderungen an dieser Richtlinie werden von der Kommission ausgearbeitet und dem AN-EL-Vorstand zur Genehmigung
vorgelegt. Die aktualisierte Richtlinie kann per E-Mail an die Mitarbeiter versendet oder auf der Website veröffentlicht werden.
10. INKRAFTTRETEN
Diese Fassung der Richtlinie wurde am 01.01.2020 vom Vorstand genehmigt und ist damit in Kraft getreten.
Relevante Dokumente:
Datenschutzrichtlinie
Datenschutzerklärung zu den im Kontaktformular verarbeiteten personenbezogenen Daten
Datenschutzerklärung für die Website
Datenschutzerklärung für Bewerber
Allgemeine Unternehmensdatenschutzerklärung zum Schutz personenbezogener Daten
Datenschutzerklärung zu Videoüberwachungssystemen
