Références

Politique de protection des données à caractère personnel

AN-EL ANAHTAR VE ELEKTRİKLİ EV ALETLERİ SAN. A.Ş.
POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Informations sur le document
Titre du document : Politique de protection des données à caractère personnel
Objet du document : La politique de protection des données à caractère personnel a pour objectif, au sein d’AN-EL, de
planifier les processus relatifs à la protection des données à caractère personnel et de
définir les principes applicables en la matière.
Date de publication : 01/01/2020
Numéro de version : 1
Référence / Justification : Loi n° 6698 sur la protection des données à caractère personnel et autres textes législatifs
Autorité d’approbation : Conseil d’administration d’AN-EL

1. OBJECTIF
Le droit de chaque individu à la protection des données à caractère personnel le concernant est un droit sacré découlant de la Constitution.
Chez AN-EL, nous considérons que le respect de ce droit est l’une de nos missions les plus importantes.
C’est pourquoi nous accordons une grande importance au traitement et à la protection de vos données à caractère personnel dans le respect de la loi.
La Politique de protection des données à caractère personnel a été élaborée, en raison de l’importance que nous accordons à la protection des données à caractère personnel,
afin de définir les principes sur lesquels nous nous appuyons et les procédures que nous mettons en œuvre lors du traitement et de la protection de ces données.
2. CHAMP D’APPLICATION
La présente politique s’applique à l’ensemble des données à caractère personnel gérées par AN-EL, qu’elles soient traitées de manière entièrement ou partiellement automatisée ou qu’elles soient
système d’enregistrement de données, à savoir la collecte, l’enregistrement,
le stockage, la conservation, la modification, la réorganisation, la divulgation, le transfert,
la cession, la mise à disposition, la classification ou l’interdiction d’utilisation de ces données
.
La Politique AN-EL concerne toutes les données à caractère personnel traitées relatives aux associés, mandataires, clients, salariés, mandataires des fournisseurs et
salariés de ces derniers, ainsi qu’aux tiers.
AN-EL peut modifier la Politique dans le but de se conformer à la législation et aux décisions de l’Autorité de protection des données personnelles, ainsi que pour assurer une meilleure protection des données à caractère personnel.
3. DÉFINITIONS
Abréviation Définition
Groupe de destinataires
Catégorie de personnes physiques ou morales auxquelles les données à caractère personnel sont transférées par le responsable du traitement.
Consentement explicite Consentement exprimé librement, fondé sur une information préalable et portant sur un sujet précis.
AN-EL AN-EL Anahtar ve Elektrikli Ev Aletleri San. A.Ş.
AN-EL AN-EL Anahtar ve Elektrikli Ev Aletleri San. A.Ş.
Anonymisation
Processus consistant à rendre les données à caractère personnel impossibles à associer, même par recoupement avec d’autres données, à une personne physique identifiée
ou identifiable.
Personne concernée Personne physique dont les données à caractère personnel sont traitées.
Utilisateur concerné
Personne ou service qui, au sein de l'organisation du responsable du traitement, à l'exception de la personne ou du service chargé du stockage, de la protection et de la sauvegarde techniques des données,
ou qui, conformément à l'autorisation et aux instructions reçues du responsable du traitement,
les personnes qui traitent les données à caractère personnel.
Destruction : la suppression, l’effacement ou l’anonymisation des données à caractère personnel.
Loi/KVKK : la loi n° 6698 sur la protection des données à caractère personnel.

Support de stockage
Tout support sur lequel se trouvent des données à caractère personnel, qu’elles soient traitées de manière entièrement ou partiellement automatisée, ou par des moyens non automatisés à condition de faire partie d’un système d’enregistrement de données.
Données à caractère personnel Toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable.
Inventaire des données
Les activités de traitement des données à caractère personnel menées par les responsables du traitement dans le cadre de leurs processus opérationnels ; les finalités du traitement des données à caractère personnel, la
fondement juridique, la catégorie de données, le groupe de destinataires auxquels les données sont transférées et le groupe de personnes concernées, en les mettant en relation avec ces éléments, et qui détaille, en indiquant la durée maximale de conservation nécessaire aux fins du traitement des données à caractère personnel, les données à caractère personnel
prévues ainsi que les mesures prises en matière de sécurité des données, afin de les détailler.
Traitement des données à caractère personnel
Le traitement des données à caractère personnel, qu’il soit entièrement ou partiellement automatisé ou qu’il s’inscrive dans le cadre d’un système d’enregistrement de données
enregistrement, leur stockage, leur conservation, leur modification, leur
réorganisation, leur communication, leur transfert, leur réception, leur mise à disposition,
leur classification ou toute autre opération effectuée sur les données,
, leur classification ou l’interdiction de leur utilisation, etc. ; c’est-à-dire
toute opération effectuée sur ces données.
Commission
Commission de protection des données à caractère personnel, créée par AN-EL afin de gérer la Politique et les autres procédures connexes, et de garantir l’application de la Politique.
Conseil : Conseil de protection des données à caractère personnel.
Autorité : Autorité de protection des données à caractère personnel.
Données à caractère personnel sensibles :
les données relatives à la race, à l’origine ethnique, aux opinions politiques, aux convictions philosophiques, à la religion, à la confession ou
autres convictions, de la tenue vestimentaire, de l’adhésion à une association, une fondation ou un syndicat, de la santé,
de la vie sexuelle, des condamnations pénales et des mesures de sécurité, ainsi que
les données biométriques et génétiques.
Destruction périodique
Opération de suppression, de destruction ou d’anonymisation, effectuée d’office à intervalles réguliers, conformément à la politique de conservation et de destruction des données à caractère personnel, lorsque l’ensemble des conditions de traitement des données à caractère personnel prévues par la loi ont cessé d’exister.
Politique Politique de protection des données à caractère personnel
Sous-traitant Personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement, sur la base de l’autorisation accordée par ce dernier.
Responsable du traitement
Personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel, et qui est responsable de la mise en place et de la gestion du système d’enregistrement des données.
et de la gestion du système d’enregistrement des données.
4. PRINCIPES GÉNÉRAUX
AN-EL vérifie, lors de la phase préparatoire de tout nouveau processus nécessitant le traitement de données à caractère personnel, que les données à traiter sont conformes aux principes ci-dessous.
Les processus jugés non conformes ne sont pas mis en œuvre. Les processus jugés non conformes ne sont pas mis en œuvre.
Lorsqu’AN-EL traite des données à caractère personnel, elle :
(I) Respecte la loi et les règles de loyauté.
(II) S’assure que les données à caractère personnel sont exactes et, le cas échéant, à jour.
(III) Veille à ce que la finalité du traitement soit précise, claire et légitime.
(IV) Vérifie que les données traitées sont liées à la finalité du traitement, qu’elles sont traitées uniquement dans la mesure nécessaire à cette finalité
et que ce traitement est proportionné.
(V) Ne conserve les données que dans la mesure prévue par la législation applicable ou nécessaire à la finalité du traitement,
et les détruit lorsque la finalité du traitement a cessé d’exister.
5. MISSIONS ET RESPONSABILITÉS
Afin de gérer la présente Politique relative au traitement des données à caractère personnel au sein d’AN-EL ainsi que les autres procédures connexes, et
assurer la mise en œuvre de cette Politique, une Commission de protection des données à caractère personnel a été créée.
La Commission est composée du directeur général, du responsable des ressources humaines, du chef des affaires administratives et financières et du chef de l’assurance qualité.
Par ailleurs, AN-EL bénéficie, si nécessaire, des services d’un conseiller en matière de protection des données à caractère personnel afin de se conformer à la loi n° 6698 sur la protection des données à caractère personnel. Si elle le juge nécessaire, la Commission peut inviter le conseiller en matière de protection des données à ses réunions.
Les missions et responsabilités de la Commission sont énoncées ci-dessous.
(I) Elle se réunit en règle générale tous les six mois. Elle peut se réunir en session extraordinaire si les circonstances l’exigent (par exemple, en cas de
violation potentielle des données).
(II) Elle examine les points de la Politique qui doivent être modifiés ou améliorés.
(III) Elle identifie les mesures à mettre en œuvre pour garantir le traitement et la protection des données à caractère personnel conformément à la loi.
(IV) La Commission définit les mesures à prendre pour sensibiliser davantage au RGPD au sein de l’entreprise et auprès des partenaires commerciaux.
(V) Elle identifie les risques pouvant survenir en matière de traitement et de protection des données à caractère personnel, et prend les mesures administratives et
techniques nécessaires.
(VI) Assure la liaison avec l’organisme et gère les relations avec celui-ci.
(VII) Évalue les demandes émanant de la personne concernée.
(VIII) Assure le suivi des processus de destruction périodique.
(IX) Met à jour l’inventaire des données.
(X) Attribue les missions relatives aux points susmentionnés.
6. Mesures prises pour la sécurité des données
AN-EL prend toutes les mesures techniques et administratives nécessaires afin (i) d’empêcher le traitement illicite des données à caractère personnel, (ii) d’empêcher l’accès illicite aux données à caractère personnel,
et (iii) de garantir un niveau de sécurité adéquat pour assurer la protection des données à caractère personnel.
.
6.1. Mesures techniques
(I) La sécurité du réseau et des applications est assurée.
(II) Des mesures de sécurité sont mises en œuvre dans le cadre de l’approvisionnement, du développement et de la maintenance des systèmes informatiques.
(III) Des journaux d’accès sont tenus régulièrement.
(IV) Des systèmes antivirus à jour sont utilisés.
(V) Des pare-feu sont utilisés.
(VI) Les mesures de sécurité nécessaires sont prises concernant les entrées et sorties des locaux contenant des données à caractère personnel.
(VII) La sécurité des supports physiques contenant des données à caractère personnel est assurée contre les risques externes (incendie, inondation, etc.).
(VIII) La sécurité des supports contenant des données à caractère personnel est assurée.
(IX) Les données à caractère personnel sont sauvegardées et la sécurité des données sauvegardées est également assurée.
(X) Un système de gestion des comptes utilisateurs et de contrôle des autorisations est mis en œuvre et fait l’objet d’un suivi.
(XI) Les journaux d’événements sont conservés de manière à exclure toute intervention de l’utilisateur.
(XII) Des systèmes de détection et de prévention des attaques sont utilisés.
(XIII) Un chiffrement est mis en place.
6.2. Mesures administratives
(I) Il existe des règles disciplinaires à l’intention des collaborateurs, comprenant des dispositions relatives à la sécurité des données.
(II) Des formations et des actions de sensibilisation sur la sécurité des données sont organisées à intervalles réguliers à l’intention des collaborateurs.
(III) Des politiques d’entreprise ont été élaborées et mises en œuvre concernant l’accès, la sécurité de l’information, l’utilisation, la conservation et la destruction des données.
(IV) Des mesures de masquage des données sont appliquées lorsque cela est nécessaire.
(V) Des engagements de confidentialité sont signés.
(VI) Une matrice des autorisations a été établie pour les collaborateurs.
(VII) Les autorisations des collaborateurs ayant changé de poste ou ayant quitté l’entreprise sont retirées dans ce domaine.
(VIII) Les contrats signés comportent des clauses relatives à la sécurité des données.
(IX) Des politiques et procédures relatives à la sécurité des données à caractère personnel ont été définies.
(X) Les problèmes liés à la sécurité des données à caractère personnel sont signalés rapidement.
(XI) La sécurité des données à caractère personnel fait l’objet d’un suivi.
(XII) Les données à caractère personnel sont réduites au strict minimum.
(XIII) Des audits internes périodiques et/ou aléatoires sont réalisés et commandités.
(XIV) Les risques et menaces actuels ont été identifiés.
(XV) Des protocoles et procédures relatifs à la sécurité des données à caractère personnel sensibles ont été définis et sont mis en œuvre.
(XVI) Lorsque des données à caractère personnel sensibles doivent être envoyées par courrier électronique, elles le sont impérativement sous forme cryptée et via le service KEP ou un compte de messagerie d’entreprise.
(XVII) Les prestataires de services chargés du traitement des données sont sensibilisés aux questions de sécurité des données.
7. Droits de la personne concernée relatifs aux données à caractère personnel
La personne concernée peut adresser une demande à AN-EL concernant les points suivants :
(I) Savoir si ses données à caractère personnel sont traitées ou non,
(II) Demander des informations sur le traitement de ses données à caractère personnel, si celles-ci ont été traitées,
(III) Connaître la finalité du traitement de ses données à caractère personnel et savoir si celles-ci sont utilisées conformément à cette finalité,
(IV) de connaître les tiers auxquels ses données à caractère personnel ont été transférées, en Turquie ou à l’étranger,
(V) de demander la rectification de ses données à caractère personnel si celles-ci sont incomplètes ou erronées, et de demander que
que cette opération soit notifiée aux tiers auxquels les données à caractère personnel ont été transférées,
(VI) Demander l'effacement, la destruction ou l'anonymisation de ses données à caractère personnel, même si celles-ci ont été traitées conformément à la loi sur la protection des données à caractère personnel (KVKK) et aux autres dispositions légales applicables, lorsque les motifs justifiant leur traitement
7,
et exiger que cette opération soit notifiée aux tiers auxquels ses données à caractère personnel ont été transmises,
;
(VII) S’opposer à ce qu’une décision qui l’affecte défavorablement soit prise sur la base d’une analyse de ses données traitées effectuée exclusivement au moyen de systèmes automatisés,
résultat défavorable,
(VIII) En cas de préjudice subi en raison du traitement illicite de ses données à caractère personnel, exiger la réparation de ce préjudice.
8. SIGNALEMENTS DE VIOLATIONS
Les collaborateurs d’AN-EL signalent à la Commission toute activité, action ou fait qu’ils estiment constituer une violation des dispositions de la KVKK et/ou de la Politique.
À la suite de ce signalement, le Comité se réunit s’il le juge nécessaire et élabore un plan d’action concernant la violation.
Si la violation résulte de l’obtention illicite de données à caractère personnel par des tiers, la Commission, conformément à la décision n° 2019/10 du Conseil en date du 24 janvier 2019, signale cette situation dans un délai de 72 heures à la personne concernée et au Conseil.
9. MODIFICATIONS
Les modifications apportées à la Politique sont préparées par la Commission et soumises à l’approbation du Conseil d’administration d’AN-EL.
La Politique mise à jour peut être envoyée aux employés par e-mail ou publiée sur le site Internet.
10. DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente version de la Politique a été approuvée par le Conseil d’administration le 01/01/2020 et est entrée en vigueur à cette date.