Datenschutzerklärung
AN-EL SCHLÜSSEL UND ELEKTROHAUSHALTSGERÄTE INDUSTRIE AG
DATENSCHUTZERKLÄRUNG
Dokumentinformationen
Dokumenttitel: Datenschutzerklärung
Zweck des Dokuments: Der Zweck der Datenschutzerklärung besteht darin, die Prozesse zum Schutz personenbezogener Daten bei AN-EL zu planen und die diesbezüglich anzuwendenden Grundsätze festzulegen.
Veröffentlichungsdatum: 01.01.2020
Versionsnummer: 1
Referenz / Begründung: Gesetz Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten und sonstige Rechtsvorschriften
Genehmigungsinstanz: AN-EL-Vorstand
1. ZWECK
Das Recht jedes Einzelnen auf den Schutz seiner personenbezogenen Daten ist ein aus der Verfassung abgeleitetes Grundrecht.
Wir bei AN-EL betrachten die Erfüllung der Anforderungen dieses Rechts als eine unserer wichtigsten Aufgaben.
Aus diesem Grund legen wir großen Wert auf die rechtmäßige Verarbeitung und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten.
Die Datenschutzerklärung wurde als Ergebnis der Bedeutung, die wir dem Schutz personenbezogener Daten beimessen, erstellt,
um die Grundsätze und Verfahren festzulegen, auf die wir uns bei der Verarbeitung und dem Schutz personenbezogener Daten stützen.
2. GELTUNGSBEREICH
Die Richtlinie gilt für alle von AN-EL verwalteten personenbezogenen Daten, die ganz oder teilweise automatisiert oder
Datenerfassungssystems erfolgt, wie die Erhebung, Erfassung,
Speicherung, Aufbewahrung, Änderung, Umgestaltung, Offenlegung, Übermittlung,
Übernahme, Bereitstellung, Klassifizierung oder Sperrung von Daten
.
Die Richtlinie bezieht sich auf alle personenbezogenen Daten, die von AN-EL in Bezug auf seine Gesellschafter, Bevollmächtigten, Kunden, Mitarbeiter, Bevollmächtigte von Lieferanten und deren Mitarbeiter sowie Dritte verarbeitet werden.
AN-EL kann die Richtlinie zum Zweck der Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der Entscheidungen der Datenschutzbehörde sowie zum besseren Schutz personenbezogener Daten ändern.
3. BEGRIFFSBESTIMMUNGEN
Abkürzung Definition
Empfängergruppe
Kategorie natürlicher oder juristischer Personen, an die der für die Verarbeitung Verantwortliche personenbezogene Daten übermittelt.
Ausdrückliche Einwilligung Eine auf Informationen beruhende und aus freiem Willen erteilte Einwilligung zu einem bestimmten Thema.
AN-EL AN-EL Schlüssel und Elektrohausgeräte Industrie AG
Anonymisierung
Der Vorgang, bei dem personenbezogene Daten so verarbeitet werden, dass sie auch durch Abgleich mit anderen Daten in keiner Weise mehr mit einer identifizierten
oder identifizierbaren natürlichen Person in Verbindung gebracht werden können.
Betroffene Person Natürliche Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Betroffener Nutzer
Personen oder Stellen innerhalb der Organisation des für die Verarbeitung Verantwortlichen, die – mit Ausnahme derjenigen, die für die technische Speicherung, den Schutz und die Sicherung der Daten verantwortlich sind – im Auftrag des für die Verarbeitung Verantwortlichen und gemäß dessen Befugnissen und Anweisungen
personenbezogene Daten verarbeitet.
Vernichtung Das Löschen, Vernichten oder Anonymisieren personenbezogener Daten.
Gesetz/KVKK Das Gesetz Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten.
Datenträger
Jede Art von Medium, auf dem personenbezogene Daten gespeichert sind, die ganz oder teilweise automatisiert oder, sofern sie Teil eines Datenerfassungssystems sind,
auf nicht automatisierte Weise verarbeitet werden.
Identität personenbezogener Daten: Jede Art von Information, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person bezieht.
Dateninventar
Die von den für die Datenverarbeitung Verantwortlichen im Rahmen ihrer Geschäftsprozesse durchgeführten
Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten; die Verarbeitungszwecke und rechtlichen
Grundlage, die Datenkategorie, die Gruppe der Empfänger, an die die Daten übermittelt werden, und die Gruppe der betroffenen Personen in Beziehung setzen; sowie die maximale Aufbewahrungsfrist, die für die Zwecke der Verarbeitung der personenbezogenen Daten erforderlich ist, die
sowie die getroffenen Maßnahmen zur Datensicherheit erläutert und damit detailliert darlegt.
Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Verarbeitung personenbezogener Daten, die ganz oder teilweise automatisiert erfolgt oder, sofern sie Teil eines beliebigen
Aufzeichnungssystems erfolgt, die Erhebung, Erfassung, Speicherung, Aufbewahrung, Änderung,
Umgestaltung, Offenlegung, Übermittlung, Übernahme sowie jede Art von Vorgang, der an den Daten vorgenommen wird, wie z. B. deren
, klassifiziert oder deren Nutzung verhindert wird; sowie jede andere Art von Verarbeitung, die an den Daten vorgenommen wird.
Kommission
Die von AN-EL zur Verwaltung der Richtlinie und anderer damit zusammenhängender Verfahren sowie zur Sicherstellung der Einhaltung der Richtlinie eingerichtete Kommission für den Schutz personenbezogener Daten.
Rat: Rat für den Schutz personenbezogener Daten.
Behörde: Behörde für den Schutz personenbezogener Daten.
Besonders sensible personenbezogene Daten:
Daten über die Rasse, die ethnische Herkunft, die politische Meinung, die philosophische Weltanschauung, die Religion, die Konfession oder
sonstige Weltanschauungen, Kleidung und Aufmachung, Mitgliedschaft in Vereinen, Stiftungen oder Gewerkschaften, Gesundheit,
Sexualleben, strafrechtliche Verurteilungen und Sicherheitsmaßnahmen sowie
biometrische und genetische Daten.
Regelmäßige Löschung
Der Vorgang der Löschung, Vernichtung oder Anonymisierung, der in der Richtlinie zur Speicherung und Vernichtung personenbezogener Daten festgelegt ist und in regelmäßigen Abständen von Amts wegen durchgeführt wird, sobald alle im Gesetz festgelegten Bedingungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten nicht mehr gegeben sind.
Richtlinie: Richtlinie zum Schutz personenbezogener Daten
Auftragsverarbeiter: Eine natürliche oder juristische Person, die auf der Grundlage einer vom Verantwortlichen erteilten Befugnis im Namen des Verantwortlichen personenbezogene Daten verarbeitet.
Verantwortlicher: Die natürliche oder juristische Person, die die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten festlegt und für die Einrichtung und Verwaltung des Datenerfassungssystems verantwortlich ist.
4. ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE: AN-EL ist die natürliche oder juristische Person, die für die Einrichtung und Verwaltung des Systems verantwortlich ist, das jede neue Arbeitsablauf erfordert, der die Verarbeitung personenbezogener Daten beinhaltet.
5. DEFINITIONEN: In dieser Richtlinie bezeichnet der Begriff „personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Daten wie Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Personalausweisnummer, Steueridentifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung, Kreditkartennummer, Passnummer, Identifikationsnummer des Fahrzeugs, Fahrzeugkennzeichen, Fahrzeugtyp, Fahrzeugmodell, Fahrzeughersteller, Fahrzeughersteller, Fahrzeugmarke, Fahrzeugfarbe, Fahrzeugausstattungsmerkmale, Fahrzeugausstattungsoptionen, Fahrzeugausstattungsmerkmale, Fahrzeugausstattungsoptionen, Fahrzeugausstattungsmerkmale, Fahrzeugausstattungsoptionen, Fahrzeugausstattungsmerkmale, Fahrzeugausstattungsoptionen, Fahrzeugausstattungsmerkmale, Fahrzeugausstattungsoptionen, Fahrzeugausstattungsmerkmale, Fahrzeugausstattungsoptionen, Fahrzeugausstattungsmerkmale, Fahrzeugausstattungsoptionen, Fahrzeugausstattungsmerkmale, Fahrzeugausstattungsoptionen, Fahrzeugausstattungsmerkmale, Fahrzeug
System für die Erfassung von Daten festlegt und für dessen Einrichtung und Verwaltung verantwortlich ist.
4. ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE
AN-EL überprüft in der Vorbereitungsphase jedes neuen Arbeitsablaufs, der die Verarbeitung personenbezogener Daten erfordert, ob die zu verarbeitenden Daten den folgenden
Grundsätzen entsprechen. Arbeitsabläufe, die als nicht konform befunden werden, werden nicht umgesetzt.
Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten beachtet AN-EL:
(I) Die gesetzlichen Vorschriften und die Grundsätze der Redlichkeit.
(II) Die Richtigkeit und, soweit erforderlich, die Aktualität der personenbezogenen Daten.
(III) achtet darauf, dass der Verarbeitungszweck bestimmt, klar und rechtmäßig ist.
(IV) überprüft, ob die verarbeiteten Daten mit dem Verarbeitungszweck in Zusammenhang stehen, nur in dem Umfang verarbeitet werden, wie dies erforderlich ist, und ob die Verarbeitung verhältnismäßig ist.
(V) bewahrt die Daten nur so lange auf, wie es die einschlägigen Rechtsvorschriften vorsehen oder wie es für den Verarbeitungszweck erforderlich ist, und löscht sie, wenn der Verarbeitungszweck wegfällt.
5. AUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN
Zur Verwaltung dieser Richtlinie zur Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb von AN-EL sowie der damit verbundenen Verfahren und
die Durchsetzung dieser Richtlinie sicherzustellen, wurde ein Ausschuss für den Schutz personenbezogener Daten eingerichtet.
Der Ausschuss setzt sich aus dem Geschäftsführer, dem Personalverantwortlichen, dem Leiter der Verwaltungs- und Finanzabteilung sowie dem Leiter der Qualitätssicherung zusammen.
Darüber hinaus nimmt AN-EL bei Bedarf die Unterstützung eines Beraters für den Schutz personenbezogener Daten in Anspruch, um die Einhaltung des Gesetzes Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Die Kommission kann, falls sie dies für erforderlich hält, den KVKK-Berater zu ihren Sitzungen einladen.
Die Aufgaben und Zuständigkeiten der Kommission sind nachstehend aufgeführt.
(I) Sie tritt in der Regel alle sechs Monate zusammen. Sofern die Umstände es erfordern, können außerordentliche Sitzungen einberufen werden (beispielsweise im Falle einer möglichen
Datenpanne).
(II) Sie erörtert Punkte, die in der Richtlinie geändert oder weiterentwickelt werden müssen.
(III) Sie ermittelt Maßnahmen, die zur rechtmäßigen Verarbeitung und zum Schutz personenbezogener Daten ergriffen werden können.
(IV) Die Kommission legt Maßnahmen fest, die ergriffen werden können, um das Bewusstsein für das Datenschutzgesetz (KVKK) innerhalb des Unternehmens und bei Geschäftspartnern zu stärken.
(V) Sie ermittelt Risiken, die bei der Verarbeitung und dem Schutz personenbezogener Daten auftreten können, und ergreift die erforderlichen administrativen und
technischen Maßnahmen.
(VI) Sie sorgt für den Kontakt mit der Behörde und verwaltet die Beziehungen.
(VII) Sie prüft Anfragen der betroffenen Person.
(VIII) Überwacht die regelmäßigen Löschprozesse.
(IX) Aktualisiert das Datenverzeichnis.
(X) Erteilt Aufträge in Bezug auf die oben genannten Punkte.
6. Maßnahmen zur Datensicherheit
AN-EL ergreift (i) alle erforderlichen technischen und administrativen Maßnahmen, um (ii) die rechtswidrige Verarbeitung personenbezogener Daten zu verhindern, (iii) den rechtswidrigen Zugriff auf personenbezogene Daten zu verhindern und (iv) die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten
.
6.1. Technische Maßnahmen
(I) Die Netzwerksicherheit und die Anwendungssicherheit werden gewährleistet.
(II) Es werden Sicherheitsmaßnahmen im Rahmen der Beschaffung, Entwicklung und Wartung von IT-Systemen getroffen.
(III) Es werden regelmäßig Zugriffsprotokolle geführt.
(IV) Es werden aktuelle Antivirenprogramme eingesetzt.
(V) Es werden Firewalls eingesetzt.
(VI) Es werden die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen hinsichtlich des Zugangs zu und des Verlassens von physischen Umgebungen, die personenbezogene Daten enthalten, getroffen.
(VII) Die Sicherheit der physischen Umgebungen, in denen personenbezogene Daten gespeichert sind, vor externen Risiken (Brand, Überschwemmung usw.) wird gewährleistet.
(VIII) Die Sicherheit der Umgebungen, in denen personenbezogene Daten gespeichert sind, wird gewährleistet.
(IX) Personenbezogene Daten werden gesichert, und die Sicherheit der gesicherten personenbezogenen Daten wird ebenfalls gewährleistet.
(X) Es wird ein System zur Verwaltung von Benutzerkonten und zur Zugriffskontrolle eingesetzt, dessen Einhaltung überwacht wird.
(XI) Protokolle werden so geführt, dass kein Eingriff durch Benutzer möglich ist.
(XII) Es werden Systeme zur Erkennung und Abwehr von Angriffen eingesetzt.
(XIII) Es wird eine Verschlüsselung durchgeführt.
6.2. Administrative Maßnahmen
(I) Es bestehen Disziplinarvorschriften für Mitarbeiter, die Bestimmungen zur Datensicherheit enthalten.
(II) In regelmäßigen Abständen werden Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen für Mitarbeiter zum Thema Datensicherheit durchgeführt.
(III) Es wurden Unternehmensrichtlinien zu den Themen Zugriff, Informationssicherheit, Nutzung, Aufbewahrung und Vernichtung erstellt und
in die Praxis umgesetzt.
(IV) Bei Bedarf werden Maßnahmen zur Datenmaskierung angewendet.
(V) Es werden Vertraulichkeitserklärungen abgegeben.
(VI) Für die Mitarbeiter wurde eine Berechtigungsmatrix erstellt.
(VII) Den Mitarbeitern, die eine neue Position übernehmen oder aus dem Unternehmen ausscheiden, werden die entsprechenden Berechtigungen in diesem Bereich entzogen.
(VIII) Die unterzeichneten Verträge enthalten Bestimmungen zur Datensicherheit.
(IX) Es wurden Richtlinien und Verfahren zur Sicherheit personenbezogener Daten festgelegt.
(X) Probleme im Zusammenhang mit der Sicherheit personenbezogener Daten werden umgehend gemeldet.
(XI) Die Sicherheit personenbezogener Daten wird überwacht.
(XII) Die Menge an personenbezogenen Daten wird so weit wie möglich reduziert.
(XIII) Es werden interne regelmäßige und/oder stichprobenartige Kontrollen durchgeführt und veranlasst.
(XIV) Die bestehenden Risiken und Bedrohungen wurden ermittelt.
(XV) Protokolle und Verfahren zum Schutz besonders sensibler personenbezogener Daten wurden festgelegt und werden angewendet.
(XVI) Sollen personenbezogene Daten besonderer Art per E-Mail versendet werden, erfolgt dies zwingend verschlüsselt und unter Verwendung von KEP oder einem Unternehmens-E-Mail-Konto.
(XVII) Bei den Daten verarbeitenden Dienstleistern wird das Bewusstsein für Datensicherheit geschärft.
7. Rechte der betroffenen Person in Bezug auf personenbezogene Daten
Die betroffene Person kann sich an AN-EL wenden und Anträge zu den folgenden Punkten stellen:
(I) Auskunft darüber, ob ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden,
(II) Informationen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten anzufordern, sofern diese verarbeitet wurden,
(III) den Zweck der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu erfahren und zu erfahren, ob diese zweckgemäß verwendet werden,
(IV) zu erfahren, an welche Dritten im In- oder Ausland ihre personenbezogenen Daten übermittelt wurden,
(V) im Falle einer unvollständigen oder fehlerhaften Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten deren Berichtigung zu verlangen und zu verlangen, dass
in diesem Zusammenhang durchgeführte Maßnahme den Dritten, an die die personenbezogenen Daten übermittelt wurden, mitzuteilen,
(VI) das Recht, die Löschung, Vernichtung oder Anonymisierung seiner personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn die Gründe für die Verarbeitung wegfallen, auch wenn die Verarbeitung im Einklang mit dem Datenschutzgesetz (KVKK) und anderen einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen erfolgte,
sowie das Recht, zu verlangen, dass die in diesem Zusammenhang getroffene Maßnahme den Dritten, an die die personenbezogenen Daten übermittelt wurden,
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zu verlangen sowie zu verlangen, dass die in diesem Zusammenhang vorgenommene Maßnahme den Dritten, an die die personenbezogenen Daten übermittelt wurden,
mitgeteilt wird,
(VII) gegen ein Ergebnis Einspruch zu erheben, das sich aus der ausschließlich durch automatisierte Systeme erfolgenden Analyse der verarbeiteten Daten zu seinem Nachteil
Ergebnis entsteht, zu widersprechen,
(VIII) im Falle eines Schadens aufgrund der rechtswidrigen Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten die Beseitigung des Schadens zu verlangen.
8. MELDUNGEN VON VERSTÖSSEN
AN-EL-Mitarbeiter melden der Kommission alle Vorgänge, Handlungen oder Sachverhalte, bei denen sie den Verdacht haben, dass sie gegen die Bestimmungen des KVKK und/oder die Richtlinie verstoßen.
Die Kommission tritt nach Erhalt einer solchen Meldung zusammen, sofern sie dies für erforderlich hält, und erstellt einen
Maßnahmenplan bezüglich des Verstoßes.
Wenn der Verstoß durch die unrechtmäßige Erlangung personenbezogener Daten durch Dritte begangen wurde, muss die Kommission im Rahmen des Beschlusses Nr. 2019/10 des Ausschusses vom 24.01.2019 diesen Sachverhalt innerhalb von 72 Stunden den betroffenen Personen und dem Ausschuss melden.
9. ÄNDERUNGEN
Änderungen an dieser Richtlinie werden von der Kommission ausgearbeitet und dem AN-EL-Vorstand zur Genehmigung vorgelegt.
Die aktualisierte Richtlinie kann per E-Mail an die Mitarbeiter versendet oder auf der Website veröffentlicht werden.
10. INKRAFTTRETEN
Diese Fassung der Richtlinie wurde am 01.01.2020 vom Vorstand genehmigt und ist damit in Kraft getreten.
Relevante Dokumente:
Datenschutzrichtlinie
Datenschutzerklärung zu den im Kontaktformular verarbeiteten personenbezogenen Daten
Datenschutzerklärung für die Website
Datenschutzerklärung für Bewerber
Allgemeine Unternehmenserklärung zum Datenschutz
Datenschutzerklärung zu Videoüberwachungssystemen
